Indica el diccionario de la Real Academia de la Lengua indica que “VOCERO es la persona que habla en nombre de otra, o de un grupo, institución, entidad u organización”.
El vocero es la voz pública de la estrategia de comunicación
Hoy vemos muchas situaciones en las que una organización es representada por una persona para realizar anuncios o indicar una determinada decisión o posición respecto a un determinado tema. Algunos de ellos lo hacen bien, de modo brillante y claro, otros no tan bien o de manera perversa.
Es evidente que algunos tienen esa capacidad de modo innato, otros fueron preparados para ser voceros, y varios más, definitivamente no están en condiciones de ser portavoces.
Dependiendo de la estructura que posea, una organización puede tener uno o varios voceros y cada uno de ellos puede ocuparse de un tema específico, de acuerdo con su conocimiento o especialidad.
De ese modo, no es conveniente prescindir de un esquema de voceros, atribuciones y mensajes clave, pues esto puede generar confusiones como en las que en ocasiones se presentan. Por ejemplo: en un gobierno cuando distintos funcionarios opinan en los medios sobre un tema al cual están relacionados desde sus diferentes posiciones, dan la sensación y percepción de falta de unidad, no es sino recordar como en alguna ocasión un gobierno colombiano trató el tema de fumigaciones con glifosato en la frontera con Ecuador, y algunos ministros y oficiales de las fuerzas militares y policiales emitían distintas versiones de lo acontecido.
No debemos olvidar que un vocero es la voz pública de la estrategia de comunicación, y por ello, como afirma el académico Paul Capriotti: “Si una organización está en la mente de los públicos, existe y si no, no existe”.
Este es un asunto que conlleva a resultados que hablan muy bien de la habilidad oral y gestual que debe poseer un portavoz. De hecho, se afirma que no importa que tan bueno es el plan de comunicaciones o el equipo de relaciones públicas, si el vocero no lo es.
Imagen de referencia.
DEBERES Y CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN VOCERO:
- Debe conocer muy bien las estrategias de la organización.
- Ser amable.
- Permanecer tranquilo.
- Tener prudencia.
- Ser claro en las opiniones que emita.
- Tener amplio conocimiento de la organización.
- Saber referirse con propiedad a los temas en cuestión.
- Conocer: el mercado, a la competencia y el entorno.
- Carácter para el manejo de situaciones difíciles.
- Excelente cultura general.
- Ser seguro de sí mismo.
- Dominar las estrategias de la compañía.
- Saber comunicar.
- Enterar muy bien a los públicos de la compañía acerca de los quehaceres de la misma.
- Tener un excelente desempeño ante los medios de comunicación.
- En una rueda de prensa, no sólo responder preguntas, también comunicar mensajes.
- Saber que nada puede ser imprevisto.
- Lo primero que debe hacer antes de entrar en escena es observar, evaluar y analizar el campo de acción.
- Reconocer saber o tener datos de quién o quiénes le va a entrevistar (para ello, es ideal obtener un perfil del periodista).
- Para evitar sorpresas, debe verificar que tanto conoce la empresa, la marca y la trayectoria de ésta en el mercado). Asimismo, saber del medio de comunicación, es decir: ideología, intereses económicos, cobertura y las audiencias a las que se dirige.
- Asegurarse sobre qué aspectos en particular se va a centrar la entrevista y averiguar por qué el medio quiere abordar el tema del que quieren que se refiera.
- Verificar si existe algún riesgo al aceptar la entrevista y cuál podría ser.
- Precisar qué se quiere lograr con la entrevista.
- Recopilar y repasar la información que se necesita.
- Preparar un documento con la información que brindará a los periodistas.
- Eventualmente, con su grupo de trabajo o de asesores, aceptar el reto de enfrentar elaborados cuestionarios con preguntas ácidas.
- Hablar despacio y reaccionar con naturalidad frente a cuestionamientos sorpresa.
- Saber refutar las afirmaciones incorrectas y corregir de inmediato al periodista si se están malinterpretando las palabras.
- No discutir aspectos negativos.
- precisar citas y conclusiones y por ende, explicarlas.
- Saber y tener en cuenta que, por ejemplo en televisión, dispone de muy pocos segundos para exponer su punto.
- Hablar desde el punto de vista del público y evitar tecnicismos y siglas.
- En caso de no saber la respuesta, expresarlo y comprometerse a averiguarla.
- No hacer afirmaciones sobre declaraciones de terceros.
- No mentir y siempre manifestar la verdad.
- No entrar en pugna con el periodista.
- No permitir que entre un tercero en la entrevista, sin su previo consentimiento.
- Saber que si la entrevista se vuelve hostil, terminarla de modo amable.
- Cuidar el vestuario, más aún si porta uniforme o emblema empresarial.
- Si le corresponde aparecer y figurar ante cámaras (que es lo más probable), usar un matizador de cutiz en caso de lucirlo muy brillante.
41. Ojalá, saber e identificar en qué plano televisivo va a aparecer.
42. Hacer un uso natural de las manos y brazos.
43. Mirar a los ojos al periodista, bloguero, influenciador o interlocutor.
44.Ser consciente y consecuente con el rol: antes, durante y después.
45. Evitar lucir cansado o agotado.
46. Emplear a su favor las redes sociales.
47. Ejemplificar con casos de éxito.
48. No repetir como un loro, lo que posiblemente ya se dijo en un comunicado de prensa. Profundice y brinde más.
49. Ver a otros voceros.
50. Reconocer que el periodista tiene tiempos medidos debido a los horarios de los noticieros.
51. Debe tener convicción del tema sobre el que habla.
52. No descarte tener buen humor.
53. Evitar espacios de silencio o muletillas.
54. Reconocer el rol de los medios de comunicación y de las redes sociales y sus características.
55. Saber que le están grabando.
56. Recordar que en materia de información hay deberes y derechos.
57. Reconocer que hay riesgos reputacionales.
58. Tener autocontrol de emociones, sentimiento y posturas frente a un determinado tema.
59. Nunca hacer chistes o comentarios de afectación humana.
60. No recurrir a respuestas como: "No estoy autorizado" o "No debo decirlo".
61. Ante situaciones complejas, se debe ser duro con el problema y suave con las personas.
62. Tener presente que hoy existe la "Infoxicación".
63. También, que hay epidemia de noticias falsas.
64. Saber que en las audiencias hay troles, amplificadores, bloqueadores, promotores defensores activos y pasivos.
65. Reconocer que si es vocero, es porque se desea informar y comunicar, entretener, educar o conseguir respaldo.
66. Saber que no todos los periodistas son especializados.
67. No hacer uso de la jerga que pueda generar confusiones.
68. Emplee verbos activos y positivos.679. Bajar el lenguaje.
70. Recordar que tiene el control sobre lo que Usted dice y no lo tiene sobre lo que dice el periodista.
71. Si ejerció como vocero luego de una rueda de prensa o presentación de algún proyecto o lanzamiento de producto, quédese por lo menos media hora para atender a los distintos medios de comunicación. Algunos de ellos, querrán entrevistarle aparte y no en grupo.
¡ATENCIÓN!
Cada vocero tiene sus límites de campo de acción, además de mensajes claves para desarrollar dentro de la estrategia organizacional.
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