Factura electrónica inicia en firme su masificación a todos los sectores de la economía y es parte del proceso de implementación para los obligados a declarar y pagar IVA y el impuesto al consumo.
Implementar la factura electrónica beneficia a sectores que migran hacia nuevas formas de conexión con los clientes
La factura electrónica no es sólo una obligación tributaria, también representa beneficios y oportunidades para el crecimiento de las empresas pymes y de las personas naturales, aportando valor a sus clientes y mejorando la calidad de los procesos.
En Colombia el 90% de las órdenes de compra en el canal moderno nacen de manera electrónica, por lo tanto, al continuar el ciclo logístico (emisión y recepción) y cerrarlo con el financiero (factura y pago) se agiliza el ciclo de negocio.
Un de las empresas con más de 30 años de experiencia en el tema de factura electrónica en Colombia, México, Perú, Guatemala y Costa Rica, Ekomercio nos muestra como se ha transformado en una de las compañías líderes en Latinoamérica que ofrece estos y muchos más beneficios, implementando en las empresas colombianas la factura electrónica para ahorrar hasta un 30% en el proceso operativo de facturación.
La factura electrónica permite reducir tiempos de atención, optimizar costos, optimizar el manejo de inventarios y reducir errores que cuestan altas sumas de dinero. Con el manejo electrónico de documentos, se puede además utilizar herramientas de analítica para lograr mejores resultados e identificar información crítica para el negocio ayudando a mejorar las ventas y a optimizar los procesos logísticos y productivos.
Es clave anticiparse y contar con un proveedor tecnológico que además de estar habilitado por la DIAN, cuente con experiencia en varios sectores y en empresas de todos los tamaños y que permita a las compañías estar listas para sortear posibles contingencias que se presenten durante la implementación de la factura electrónica.
Estos son algunos de los grandes beneficios que se obtienen al implementar la factura electrónica:
1. Reducción de costos y recursos: Con la factura electrónica se disminuyen los costos operacionales de facturación hasta en un 30% y mejorar el flujo de caja, reduciendo tiempos de facturación pasando de días a tan sólo minutos.
2. Facturación 100% digital: Hoy por hoy, la mayoría de las transacciones se realizan online. Sin embargo, el ciclo digital se ve interrumpido con la emisión de la factura en físico. Por esta razón, la factura electrónica permite completar el proceso creando un puente directo desde la orden de compra finalizando con el pago, incluso hasta la aplicación de algún descuento en la factura.
3. Implementación de herramientas de analítica: El tener la información de facturas emitidas y recibidas en medios digitales, abre grandes posibilidades para analítica fiscal, análisis de flujo de caja, conciliación, entre otros. Así mismo se derivan opciones de analítica descriptiva como predictiva.
4. Al día con la normatividad exigida por la DIAN: Con la publicación del decreto, muchas empresas están obligadas a facturar de forma electrónica a partir del 1 de agosto de 2019. El no cumplimiento de esta norma dentro de los tiempos definidos puede generar sanciones por parte de la DIAN, como por ejemplo: el cierre del establecimiento comercial.
5. Acceso a la información y toma de decisiones: Para las empresas con un sistema de facturación electrónica ya implementado, es más sencillo integrarse a EDI (sistema de intercambio y análisis de información transaccional de miles de empresas) y a plataformas analíticas que permiten visualizar y analizar data de mercado en tiempo real, lo que permite la toma de decisiones basadas en información veraz y confiable.
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La alianza con proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN, trae beneficios para las medianas y grandes empresas en la transformación digital de sus procesos. También es un recurso, para aquellas organizaciones que han tenido dificultades con sus actuales proveedores de facturación, ya que permite:
- Reducción en el capital de trabajo requerido.
- Implementación en mínimo 30 días.
- Automatización y mejoramiento de procesos internos.
- Disminución de días de cartera al poder entregar al receptor la factura en tiempo real.
- Mejora el tiempo en el recaudo de cartera al poder radicar la factura en minutos.
- Mayor control de la facturación de la empresa al tenerlo sistematizado.
Como toda evolución, optar por este sistema acarrea desafíos que deberán ser contemplados. Entre los principales retos a los que se enfrentan las organizaciones a la hora de implementar la factura electrónica está su integración con los sistemas de información que manejan y el ajuste de los procesos asociados con la facturación.
“Ekomercio con su gran experiencia en el mercado, tanto desde la perspectiva tecnológica como de procesos administrativos, logísticos, normativos, etc., ofrece un acompañamiento total desde el día cero, y una implementación en muy corto tiempo. Ese es uno de los grandes diferenciales que las empresas deben tener en cuenta a la hora de escoger a su proveedor de factura electrónica”, expresa Danni Rodríguez, Gerente Comercial para Colombia de esa entidad.
Cabe recordar que la implementación de la factura electrónica es sin duda un beneficio para el país y para los sectores que deciden migrar hacia nuevas formas de conexión con los clientes en entornos confiables.
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