De acuerdo con estudios, desde la pandemia, las reuniones virtuales se incrementaron en cerca de un 148%, generando, a nivel global, una sobrecarga laboral en miles de empleados.
En muchas ocasiones el día a día de las reuniones virtuales puede afectar la salud de los empleados
Por esta razón, Allianz Colombia estableció hasta 18 días de cero reuniones este año, para permitirle a sus colaboradores sacar adelante las tareas pendientes y/o de mayor valor, dentro del horario laboral.
Uno de los principales cambios generados por la pandemia fue la adopción acelerada de nuevos modos de trabajo, como el teletrabajo o trabajo en casa, que les permitió a millones de personas en todo el mundo tener una mayor autonomía y flexibilidad laboral, además de una mejor calidad de vida al poder compartir más tiempo con sus familias y seres queridos.
Sin embargo, debido a la migración de buena parte de las responsabilidades e interacciones laborales a las plataformas digitales, en los últimos dos años, las reuniones de carácter virtual aumentaron cerca de un 148%[1]; generando desgaste y agotamiento entre un número no menor de trabajadores como resultado de la incapacidad de desconexión y aumento de las horas laborales.
En vista de esta situación, compañías como Allianz Colombia establecieron días de cero reuniones (presenciales y virtuales) para brindar a sus más de 600 empleados directos en todo el país, la posibilidad de sacar adelante sus tareas y concentrarse en las acciones que agregan valor sin interrupciones y dentro del horario laboral.
Según Santiago Sanín, gerente de recursos humanos en Allianz Colombia, el Focus Day -como su nombre en inglés lo indica- es una iniciativa que le permite a los colaboradores de la empresa enfocarse en terminar los asuntos que pueden tener represados, responder correos pendientes y, en general, continuar con los procesos para los cuales fueron contratados sin poner en riesgo su salud física, mental y/o emocional y sin descuidar su vida personal por atender asuntos de trabajo.
“Como en muchas organizaciones a nivel mundial, varios de nuestros colaboradores también se vieron afectados y sobrecargados por esta ‘reunionitis’ que caracterizó y precedió a la pandemia, pues muchas cosas que antes tardaban menos de cinco minutos en resolverse en persona, ahora necesitan abordarse en reuniones virtuales que fácilmente pueden ser un correo electrónico”, explica el directivo.
- ¿Cuándo es necesaria una reunión?
Justamente, gracias a estas reflexiones en torno a los efectos no deseados de la falta de organización en el escenario de trabajo en casa, Allianz Colombia desarrolló sus siete “reglas de oro”, para determinar cuáles son las condiciones ideales para llevar a cabo reuniones virtuales de manera práctica, efectiva y, ante todo, saludable:
1. Solo realizar las reuniones indispensables
2. Definir y comunicar previamente los roles y objetivos de cada participante
3. Invitar solo a las personas que deben tomar decisiones o estar informadas, verificando sus disponibilidades de agenda
4. Ser puntual en los temas a abordar: un máximo de cinco temas, que puedan ser cerrados con conclusiones y compromisos de los participantes
5. Agendar reuniones por un tiempo máximo de 55 minutos, dejando cinco de espacio para avanzar a la siguiente hora
6. No agendar reuniones en los horarios de almuerzo, fuera de la jornada laboral ni en los días de cierre
7. Fijar los días y horas de la semana en los que se adelantan reuniones internas de equipo
Desde 2021, Allianz puso en marcha un conjunto de actividades globales para sus nuevas formas de trabajo denominadas Ways of Working (WOW), aplicables a todas las empresas del Grupo Allianz, dando origen a iniciativas como el Focus Day que se apalancan en pilares como la flexibilidad, la colaboración, el uso de herramientas digitales y la salud y bienestar de todos los empleados.
Es así como su sede Colombia ha decidido aumentar considerablemente estos días de cero reuniones en 2023, gracias a la buena acogida que tuvo esta iniciativa entre los colaboradores de la compañía el año pasado y el impacto positivo que ha causado tanto en la productividad como en la cultura organizacional.
La compañía aclara que esta iniciativa no tendrá ningún efecto en el servicio que ofrecen ya que la atención a sus asegurados se sigue prestando a través de sus líneas de atención telefónicas y virtuales de manera habitual.
Créditos de imágenes: foto de reunión virtual creada por rawpixel.com en Freepik y de acceso denegado por Gabriel Benois en Unsplash
[1] Reporte Microsoft Work Index, 2021.
