10 medidas clave para prevenir el fraude corporativo en las empresas

Se debe motivar la autogestión, involucrando a los empleados en la prevención del fraude

Periodismo

Especialista de Kroll asegura que los sectores con mayor riesgo de fraude en Colombia son transporte, comercio electrónico e industria de envíos.

Es aconsejable poner sobre la mesa asuntos relacionados con la seguridad cibernética

La pandemia de Covid-19 es una situación sin  precedentes en muchos sentidos para el mundo entero. Sus efectos e impacto se observan a nivel individual y colectivo, afectando la vida de las personas, los gobiernos y la economía global.

Como respuesta a la pandemia, muchas corporaciones han instituido políticas de trabajo remoto para ayudar a combatir la propagación del Covid-19. Sin embargo, con un mayor número de colaboradores trabajando a través de conexiones remotas, las empresas y sus equipos de trabajo están más expuestos a sufrir cualquier tipo de fraude.

Para Pablo Iragorri, director ejecutivo y jefe de la oficina de Kroll en Colombia, actualmente existe un mayor riesgo de fraude ya que los equipos laboran en una situación atípica y con una supervisión limitada o, por lo menos diferente, y una percepción de que están siendo monitoreados mucho menos de lo normal. Así mismo, es un contexto de incertidumbre para muchos, con recortes, reducciones salariales y suspensiones obligatorias. “Nuestros más de 20 años de experiencia en el mercado local y regional nos han ayudado a corroborar lo que dice la teoría sobre el fraude y nos muestran que en la práctica, los principales factores de ocurrencia de fraude son la oportunidad, la motivación y la racionalización. En el contexto actual, vemos la presencia de estos factores con mucha mayor claridad”, explica el funcionario.

Adicionalmente, el especialista considera que las empresas están enfrentadas a crear nuevas estrategias de negocio apalancadas en canales virtuales y, al tener que reaccionar de manera acelerada a la pandemia, naturalmente el control pasa a segundo plano, ya que lo prioritario es mantener los ingresos. Esto abre nuevas ventanas de oportunidad que pueden ser utilizadas por empleados y externos. Las compañías podrán verse enfrentadas a conductas fraudulentas como el robo de información confidencial, la manipulación de los estados financieros, contratación de proveedores no acreditados, adquisición de servicios con sobrecosto, entre otras.

Asimismo, explica que el desgaste económico que afecta transversalmente a la población puede influir en que empleados y proveedores vean una motivación para actuar de manera irregular y al mismo tiempo justifiquen o racionalicen la defraudación con las necesidades y efectos de la pandemia. Por lo tanto, para las empresas es importante estar conscientes de la situación, estar preparados y no olvidar sus esquemas de control e indica el representante de Kroll en Colombia que: “Las compañías podrán optar por realizar monitoreos adicionales, buscar maneras de generar controles que apliquen a la nueva realidad y aprender a monitorear procesos a distancia de manera eficiente. Desde nuestra experiencia, se requiere que los empleados tengan capacitaciones constantes sobre los nuevos procedimientos y controles, de tal forma que se involucren en la prevención y mitigación de riesgos de fraude y, por supuesto, que haya seguimiento oportuno a todas las áreas del negocio”.

En el caso colombiano, el experto asegura que las industrias con mayor riesgo a sufrir este tipo de actividades ilícitas son el sector salud, el de transporte, e-commerce, los envíos, el sector de infraestructura y construcción y las empresas que realizan mucho de su trabajo con equipos en campo que están lejos de las oficinas principales. “Muchos de estos negocios han estado operando durante la crisis y, debido a la necesidad de suplir la demanda de manera rápida, pueden haber contratado proveedores, servicios, personal e instrumentos de trabajo sin pasar por los debidos procesos de compras. Un buen ejemplo de esto son las urgentes compras de materiales sanitarios como gel, mascarillas y guantes. Debido a la necesidad de reiniciar operaciones, muchas de estas compras se han efectuado sin supervisión o control de sobrecostos. Aquí se puede llegar a producir el fraude”, precisa el ejecutivo.

Adicionalmente, Iragorri indica que muchos de estos fraudes no se podrán detectar hasta dentro de dos o tres meses aproximadamente, debido a que muchas empresas están enfocadas en sobrevivir a la crisis, dejando de lado procesos de control, monitoreo a transacciones, contratación y prevención de riesgos.  Al respecto, el especialista de Kroll brinda diez recomendaciones para mitigar este riesgo:

1. Discutir asuntos relacionados con el fraude y la seguridad cibernética regularmente en las reuniones de la junta y mantener registros de esas reuniones.  

2. Solicitar que la gerencia cree capacitaciones y brinde informes sobre fraude y ciberseguridad para educar a la junta y crear concientización sobre el tema.  

3. Mantener registros de problemas de ciberseguridad y ataques de fraude dirigidos a la corporación.  

4. Realizar monitoreo dirigido a las contrataciones realizadas de manera urgente, sobre todo las que se realizaron sin pasar por todos los pasos normales de contratación a raíz de la urgencia.  

5. Realizar monitoreo a los contratos realizados en campo, con especial enfoque en los casos en que el equipo de auditoría y cumplimiento no ha podido realizar visitas físicas de la manera acostumbrada.  

6. Fomentar el autocontrol y la autogestión, involucrando a los empleados en la prevención del fraude y manteniendo la mitigación de riesgos como un trabajo de equipo que le corresponde a todos.  

7. Hacer seguimiento a las mejores prácticas de manejo de las crisis implementadas en las distintas áreas de negocio y sectores de la economía.  

8. Sostener controles alineados con las necesidades gubernamentales con el fin de disminuir confusión para los empleados.  

9. Habilitar canales de denuncia y mantener una comunicación abierta con los diferentes grupos de interés.  

10. Divulgar con frecuencia el código de ética y mecanismo sobre prevención de fraude, así como protocolos de investigación, sanciones e implicaciones jurídicas del no cumplimiento de las políticas y procedimientos de la compañía.

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Finalmente, el señor Iragorri, asegura que la crisis también representa una oportunidad para mejorar procesos y controles dentro de la organización. “Este contexto desafiante también nos ofrece una oportunidad para implementar nuevas prácticas, revisar asuntos que antes pasaban desapercibidos, capacitar, auditar y promover una operación más eficiente, rentable y segura en el mediano y largo plazo”.   

Sobre Kroll: es el proveedor líder mundial de soluciones de riesgo. Durante más de 45 años ha ayudado a los clientes a tomar decisiones confiables de gestión de riesgos sobre personas, activos, operaciones y seguridad a través de una amplia gama de investigaciones, ciberseguridad, debida diligencia y cumplimiento, seguridad física y operativa, y servicios de gestión de datos e información.  

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