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Vie, Ene

El tiempo, gran instrumento de control en su organización

El tiempo, gran instrumento de control en su organización

Comunicación

Alguna vez como líder de una organización o de sus propios proyectos, se ha cuestionado la importancia del manejo del tiempo como instrumento de control. ¿Realmente lo están usando eficazmente?

Por Jaime Vélez, Director de Despejando Dudas  

Hay varias canciones que hablan sobre lo útil y necesario del tiempo, no obstante, no falta quien lo malgaste. En uno de sus clásicos temas, la banda de rock inglesa Pink Floyd advierte en una de las estrofas del éxito mundial “Time” lo siguiente:

“Cansado de tumbarte bajo el sol, quedándote en casa mirando la lluvia. Eres  joven y la vida es larga y hoy hay tiempo que matar. Y luego te das cuenta un día que ya han pasado diez años detrás de ti. Nadie te dijo cuándo correr. Llegaste tarde al disparo de salida“.

Definitivamente el tiempo es algo muy particular. Cuando eres niño y joven, parece que todo lo que tienes es tiempo. Te das el lujo de tirar tres años allá, cuatro allí, y no te importa. Y cuando menos piensas, ya pasaste la edad de Cristo y quizás ya no cuentes años, sino que los descuentas. Quizás en la idiosincrasia de lo humano, podamos darnos ese lujo, pero en el campo empresarial no se puede tener esa pompa.

El óptimo manejo del tiempo como recurso e instrumento de control le dará la visual necesaria y los respectivos cursos de acción, incluyendo todos los datos que se consideren necesarios para una eficiente gestión, tanto en lo analógico como en lo digital.

Para convertir el uso del tiempo en un gran instrumento de control y lograrlo, tenga en cuenta los siguientes factores:

1.    Es en sí, un gran recurso.

El tiempo bien manejado es un gran activo empresarial que le dará beneficios en todos los procesos que su empresa realice. Tanto en la producción como en la venta de servicios. No en vano, los conceptos de recurso se aplican a la economía, la competencia y la sostenibilidad. Úselo bien.

2.    Identifique tiempos calientes, aclimatados y fríos.

Hacerlo es clave en su éxito empresarial. Al manejarlo, todos los empleados y por ende, la organización lo reconocerá. Tenga en cuenta: ¿Qué tiempos son calientes, aclimatados al gusto de sus mercados y cuáles son fríos? Es decir, el clima organizacional y el hábitat tanto al interior como al exterior de la empresa. Así podrá saber en qué momento invertir, realizar adquisiciones y contrataciones, participar en ferias, certámenes o eventos de su área de desempeño y, obviamente vender más.  Además le permitirá determinar la duración y la secuencia temporal de ejecución de sus actividades.

3.    La calendarización del tiempo va luego del presupuesto.

Es importante tener en cuenta que esa calendarización del tiempo serealiza  luego de elaborar el presupuesto y una vez establecidos los términos mínimos y máximos en la cesión de los recursos financieros, ya que le permitirá que toda la gestión prevista tenga una rigurosa y eficaz secuencia. Será su guía para delegar responsabilidades y demás recursos que usted considere necesarios.

4.    Sus beneficios.

Ese instrumento llamado tiempo, trae consigo beneficios: facilitar la disposición y responsabilidades de cada una de las tareas que se endilguen en la empresa. Es como una caja de herramientas que le brinda una oportuna disposición y coordinación de todas las áreas de su empresa, así como programas y campañas que esté realizando.

5.    ¿Tendrá obstáculos? Por supuesto.

El manejo y uso de este gran recurso puede enfrentar algunos obstáculos frente a las acciones imprevistas o de emergencia que deban atenderse de modo temporal, las cuales usted debe incorporar de inmediato a sus planes organizacionales.

Finalmente y muy importante: tenga en cuenta que toda acción que no esté calendarizada significa lisa y llanamente una improvisación, con sus correspondientes implicaciones.    

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